Immo Board LogoImmo Board
← Zurück zum Ratgeber

Hausverwaltungs-Software auswählen: Checkliste für Verwalter

Der Markt reicht von Excel-Vorlagen bis zu ERP-Systemen für Wohnungsunternehmen. Entscheidend ist nicht der Funktionsumfang, sondern wie gut ein System zu Ihrem Bestand und Ihrer Arbeitsweise passt.

1. Bestand und Bedarf klären

Zählen Sie Einheiten, Objekte und Nutzer. Bis rund 50 Einheiten genügt eine schlanke Cloud-Lösung für Stammdaten, Mieten und Nebenkosten. Ab etwa 200 Einheiten und mehreren Mitarbeitenden werden Rollenrechte, Aufgabenzuweisung und Auswertungen wichtiger als jedes Zusatzmodul.

2. Funktions-Checkliste

  • Objekte und Einheiten mit Fläche, Baujahr, Ausstattung
  • Mieter und Mietverträge inklusive Laufzeiten, Kaltmiete, Vorauszahlungen, Kaution
  • Mieteinnahmen mit Soll-Ist-Abgleich und Rückstandsliste
  • Nebenkostenabrechnung mit wählbarem Umlageschlüssel und druckfertiger Ausgabe
  • Instandhaltung als Ticketablauf mit Status und Kosten
  • Auswertungen zu Rendite, Leerstand und offenen Posten
  • Export Ihrer Daten, damit Sie den Anbieter wechseln können

3. Datenschutz und Betrieb prüfen

Fragen Sie nach Serverstandort, Auftragsverarbeitungsvertrag, Verschlüsselung, Backup-Rhythmus und Löschkonzept. Ein Rollen- und Rechtesystem verhindert, dass jeder Mitarbeitende sämtliche Mieterdaten sieht.

4. Kosten realistisch rechnen

Vergleichen Sie nicht nur den Monatspreis, sondern auch Einrichtungsgebühren, Kosten pro zusätzlichem Nutzer, Modulaufpreise und Vertragslaufzeit. Monatlich kündbare Verträge senken Ihr Risiko beim Einstieg. Rechnen Sie die Zeitersparnis gegen: Schon zwei eingesparte Stunden im Monat übersteigen typische Abo-Kosten.

5. In vier Schritten umsteigen

  1. Stichtag festlegen, idealerweise zum Jahreswechsel.
  2. Objekte und Einheiten anlegen, Flächen aus dem Mietvertrag übernehmen.
  3. Mieter, Verträge und offene Posten zum Stichtag erfassen.
  4. Einen Monat parallel führen und die Zahlen abgleichen, dann Excel abschalten.

Häufige Fragen

Was kostet eine Hausverwaltungs-Software?

Cloud-Lösungen werden meist monatlich pro Einheit oder nach Paketgröße abgerechnet. Für kleine Bestände beginnen die Preise im niedrigen zweistelligen Bereich pro Monat; bei größeren Beständen entscheidet die Zahl der verwalteten Einheiten. Immo Board startet bei 19 € monatlich für bis zu 20 Einheiten.

Braucht man als privater Vermieter schon eine Software?

Ab etwa fünf Einheiten lohnt sich der Umstieg von Excel: Fristen, Zahlungsstände und Nebenkosten lassen sich sonst kaum zuverlässig nachhalten.

Worauf muss ich beim Datenschutz achten?

Mieterdaten sind personenbezogene Daten. Achten Sie auf Serverstandort in der EU, einen Auftragsverarbeitungsvertrag, verschlüsselte Übertragung und ein Rollen- und Rechtekonzept.

Wie aufwendig ist der Umstieg von Excel?

Planen Sie einen halben bis ganzen Tag: Objekte und Einheiten anlegen, Mieter und Verträge übernehmen, offene Posten zum Stichtag erfassen. Danach arbeiten Sie nur noch im System.

Checkliste direkt ausprobieren

Immo Board deckt Objekte, Mieter, Mieten, Nebenkosten und Instandhaltung ab — monatlich kündbar.

Preise ansehen