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Nebenkostenabrechnung-Software: Programm für die Betriebskostenabrechnung
Eine Software für die Nebenkostenabrechnung erfasst die jährlichen Betriebskosten eines Objekts, verteilt sie nach Wohnfläche, Personenzahl oder Verbrauch auf die Wohnungen und erstellt eine druckfertige Abrechnung je Mieter. Diese Seite erklärt, was ein gutes Programm leisten muss, was es kostet und wie der Umstieg von Excel abläuft.
Was eine Nebenkostenabrechnung-Software leisten muss
Die Nebenkostenabrechnung gehört zu den arbeitsintensivsten Aufgaben eines Verwalters. Ein Programm zur Nebenkostenabrechnung nimmt die wiederkehrende Rechenarbeit ab — Voraussetzung ist, dass es alle Kostenarten und Umlageschlüssel der Betriebskostenverordnung abbildet.
- Kostenarten erfassen — Heizung, Wasser, Müll, Versicherung, Hausreinigung, Gartenpflege, Schornsteinfeger
- Umlageschlüssel wählen — Wohnfläche, Personenzahl, Einheiten oder Verbrauch (HeizkostenV)
- Vorauszahlungen berücksichtigen — automatischer Abgleich mit den monatlichen Vorauszahlungen je Mieter
- Guthaben oder Nachzahlung berechnen — je Abrechnungsjahr und Einheit
- Druckfertige Abrechnung als PDF — mit Kostenübersicht, Verteilung und Ausgleich
- Fristenkontrolle — Abrechnungs- und Einwendungsfrist nach § 556 BGB
Excel-Vorlage vs. Nebenkostenabrechnung-Software
| Kriterium | Excel-Vorlage | Cloud-Software (Immo Board) |
|---|---|---|
| Umlageschlüssel | Manuell eintragen | Pro Kostenart wählbar |
| Heizkosten nach Verbrauch | Selbst berechnen | Automatisch nach HeizkostenV |
| PDF-Abrechnung je Mieter | Nicht enthalten | Ein Klick, druckfertig |
| Vorauszahlungen abgleichen | Nur händisch | Aus Mietvertrag übernommen |
| Fristenkontrolle | Keine | Automatisch nach § 556 BGB |
| DSGVO / Mieterdatenschutz | Eigenverantwortung | Verschlüsselt, EU-Server |
So erstellen Sie eine Abrechnung mit Immo Board
- Objekt und Abrechnungsjahr wählen.
- Kostenpositionen erfassen: Art, Betrag und Umlageschlüssel pro Position.
- Vorauszahlungen und Verbrauchswerte (Heizung, Wasser) pro Einheit eintragen.
- Software berechnet Anteil, Guthaben oder Nachzahlung je Mieter automatisch.
- Abrechnung als PDF öffnen, drucken oder digital speichern — fertig.
Für ein Objekt mit 20 Wohnungen dauert die Erfassung der Kostenpositionen etwa eine Stunde. Die Verteilung und PDF-Erstellung für alle 20 Abrechnungen übernimmt die Software in Sekunden.
Was eine Nebenkostenabrechnung-Software kostet
Statische Einmallizenzen kosten 200 bis 500 Euro pro Jahr, sind aber oft an einen Rechner gebunden und bieten keine Mietverwaltung. Immo Board schließt die Nebenkostenabrechnung im Professional-Tarif (49 €/Monat, bis 100 Einheiten) ein — zusätzlich mit Mietverträgen, Zahlungseingängen, Instandhaltung und Berichten. Monatlich kündbar, ohne Einrichtungsgebühr.
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Häufige Fragen zur Nebenkostenabrechnung-Software
Was ist eine Nebenkostenabrechnung-Software?
Ein Programm zur Nebenkostenabrechnung erfasst die jährlichen Betriebskosten eines Objekts, verteilt sie nach Umlageschlüssel (Wohnfläche, Personenzahl, Verbrauch) auf die einzelnen Wohnungen und erstellt eine druckfertige Abrechnung je Mieter — inklusive Vorauszahlungen, Guthaben oder Nachzahlung.
Welches Programm eignet sich für die Nebenkostenabrechnung?
Für wenige Einheiten genügen Excel-Vorlagen, die aber keine Fristenkontrolle und keine revisionssichere Archivierung bieten. Ab fünf bis zehn Einheiten lohnt sich eine Cloud-Software wie Immo Board: Sie legt Kostenarten und Umlageschlüssel pro Einheit fest, rechnet automatisch pro Mieter aus und gibt die Abrechnung als PDF aus.
Was kostet eine Software für Nebenkostenabrechnung?
Standalone-Programme kosten häufig 200 bis 500 Euro pro Jahr als Einmallizenz. Cloud-Lösungen wie Immo Board sind ab 19 Euro monatlich verfügbar und schließen Mietverwaltung, Zahlungseingänge und Instandhaltung gleich mit ein — monatlich kündbar, ohne Einrichtungsgebühr.
Kann ich mit der Software auch Heizkosten abrechnen?
Ja. Heizkosten und Warmwasser werden nach Verbrauch (Heizkostenverordnung) umgelegt, die übrigen Betriebskosten nach Fläche oder Personen. Immo Board erfasst beide Verteilungsarten pro Kostenposition und berechnet die Anteile automatisch.
Wie lange dauert die Abrechnung mit einer Software?
Sind die Kostenpositionen erfasst, erstellt die Software die Abrechnungen für alle Einheiten eines Objekts in wenigen Minuten. Pro Einheit füllen Sie die Kostenarten, Vorauszahlungen und Verbrauchswerte ein — die Verteilung und den Ausweis übernehmen das Programm.
Sind mit Software erstellte Abrechnungen rechtssicher?
Die Software stellt die korrekte Verteilung nach Umlageschlüssel sicher und wendet die Fristen der Betriebskostenverordnung an (Abrechnungsfrist zwölf Monate, Einwendungsfrist zwölf Monate). Die inhaltliche Richtigkeit der eingegebenen Kosten bleibt beim Verwalter. Eine revisionssichere Ablage der erstellten Abrechnung ist Teil der Software.
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